Aviso de privacidad
1. Quién es responsable de sus datos
FlowVex Systems (en adelante, «FlowVex»), con domicilio en la Ciudad de México, es responsable del tratamiento de sus datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Para cualquier tema de privacidad escríbanos a soporte@flowvexsystems.com.
2. Qué datos tratamos
- Contacto: nombre, correo electrónico y el mensaje que nos envía desde el sitio.
- Registro sin tarjeta: razón social y RFC de su organización, nombre y correo de quien crea la cuenta, y la fecha y la dirección IP de la solicitud. Del RFC conservamos además una huella de una sola vía (no reversible) para que la prueba gratis se use una sola vez por RFC.
- Cuenta del portal: nombre, correo, rol, contraseña (solo guardamos una huella cifrada, nunca la contraseña), fecha y dirección IP de los inicios de sesión y la bitácora de acciones dentro del portal.
- Invitaciones a usuarios: nombre y correo de la persona que el administrador invita a su cuenta, la fecha de la invitación y la fecha en que la persona la activa.
- «Solicitar acceso»: nombre y correo de quien pide unirse a una cuenta que ya existe y el RFC con el que lo solicita. El administrador de esa cuenta aprueba o rechaza la solicitud.
- Verificación en dos pasos: si la activa, la llave de su app de autenticación se guarda cifrada, nunca en claro, y de sus códigos de respaldo solo guardamos una huella irreversible.
- Compra prepago sin suscripción: razón social y RFC de su organización, nombre y correo de contacto y sus datos de facturación, para crear su cuenta prepago al confirmarse el pago único y enviarle el enlace para activarla.
- Facturación: razón social, RFC, régimen fiscal, código postal, uso del CFDI y correo de facturación.
- Pagos: los datos de su tarjeta los captura y resguarda nuestro procesador de pagos; FlowVex no los recibe ni los almacena. Solo conservamos el importe, la fecha, el estado del pago y el enlace al recibo, también de los paquetes prepago y del paquete extra (pagos únicos), con la fecha en que vence cada paquete.
- Destinatarios externos de avisos: nombre y correo de las personas sin cuenta en el portal que usted registra solo para recibir avisos por correo.
- Preferencias de avisos: qué avisos recibe cada persona y por qué canal: correo, notificación del sistema o ambos.
- Notificaciones del navegador o del celular: si las activa, guardamos el identificador técnico del dispositivo que su navegador nos entrega para poder enviárselas. Se borra cuando usted las desactiva o cuando el dispositivo deja de aceptarlas.
- Gestión de trámites: la persona de su organización responsable de cada trámite y el autor y la fecha de cada nota del expediente.
- Lectura de comprobantes escaneados: solo de las páginas que no traen texto. Se procesa de forma automática dentro de la infraestructura del servicio, sin guardar copias adicionales, y de ella solo salen folios sugeridos que usted revisa y confirma.
- Documentos para VUCEM: los documentos que usted sube a «Preparar PDF para VUCEM» y los archivos preparados, que pueden contener datos personales de usted o de terceros. Se guardan cifrados, el original se borra en cuanto termina la preparación y el archivo preparado se borra automáticamente a las 24 horas. Solo conservamos la fecha, el número de páginas y el resultado para contar su cupo, sin el nombre ni el contenido del archivo.
- Asistente del sitio y ayuda del portal: las preguntas que usted escribe. Se usan solo para generar la respuesta en ese momento y no las guardamos. Antes de procesarla, la ayuda del portal quita de su pregunta correos, RFC y folios, y nunca recibe sus trámites, sus empresas ni los datos de su cuenta. Solo conservamos un contador diario de preguntas para aplicar los límites de uso (en el portal, por usuario; en el sitio, con una huella no reversible de su conexión). Le pedimos no escribir datos personales en ellos.
- Expedientes (plan FlowVex Corporativo): cuando una consultoría prepara con sus clientes los expedientes de sus trámites, tratamos el nombre, el correo y el idioma (español o inglés) de las personas de cada cliente que tienen acceso; la ficha de cada cliente: del propietario (persona física o moral), su RFC, CURP, nombre, teléfono, correo y domicilio fiscal, y los datos de su representante legal; del establecimiento, su RFC, razón social, claves SCIAN, número de licencia sanitaria o fecha del aviso de funcionamiento y domicilio; y las listas completas de sus representantes legales y personas autorizadas (CURP, nombre, apellidos, teléfono, extensión y correo), así como el aviso de funcionamiento y los documentos que se suben a cada expediente, con el nombre de quien los sube y la fecha. Respecto de esta información, la consultoría es la responsable y FlowVex la trata solo por su cuenta y según sus instrucciones (Términos, sección 9).
- Marca de sus reportes: nombre comercial, logotipo y los datos de contacto que usted capture para sus reportes (nombre, correo, teléfono y sitio web).
- Visitas al sitio: medición de visitas del sitio sin cookies ni identificadores personales (por ejemplo, qué páginas se ven y cuánto tardan en cargar), solo en cifras agregadas. Los formularios de contacto, de creación de cuenta y de compra, y el inicio de sesión del portal después de varios intentos fallidos, pueden incluir una verificación de seguridad que revisa datos técnicos de su navegador y de su conexión únicamente para distinguir a una persona de un envío automático.
No tratamos datos personales sensibles. La información de trámites, empresas y registros sanitarios que usted captura, y los documentos que sube a su expediente, son información de su organización.
3. Para qué los usamos
Finalidades necesarias para darle el servicio:
- Crear y administrar su cuenta, dar acceso al portal a las personas que usted autorice (invitaciones y solicitudes de acceso) y proteger el inicio de sesión, incluida la verificación en dos pasos.
- Consultar el estatus de sus trámites y los registros sanitarios en las fuentes públicas de COFEPRIS y enviarle las alertas por correo o por notificación del sistema, según las preferencias de cada persona.
- Enviarle los avisos de vencimiento de sus registros y de plazos de prevención, y el resumen semanal de su organización y de cada persona.
- Verificar que la prueba gratis se use una sola vez por organización y por RFC, prevenir registros abusivos y avisarle por correo antes de que su prueba termine.
- Cobrar la suscripción o los paquetes de pago único (prepago y paquete extra), emitir las facturas que solicite y atender aclaraciones de pago.
- Avisarle por correo y en el portal, 15 y 3 días antes, cuando vaya a vencer un paquete con documentos sin usar.
- Sugerirle los folios de los comprobantes escaneados que usted sube, para que los revise y confirme.
- Preparar los documentos que usted sube a «Preparar PDF para VUCEM» y entregárselos para su descarga. No los usamos para ninguna otra finalidad, no los revisamos ni los compartimos, y se borran a las 24 horas.
- En el módulo Expedientes, por cuenta de la consultoría: dar acceso a las personas de cada uno de sus clientes, guardar la ficha y los documentos de cada cliente, y enviarles en su idioma las invitaciones, los reportes de su consultor y el recordatorio semanal de lo pendiente.
- Darle soporte y responder sus mensajes, también en el asistente del sitio y en la ayuda del portal.
- Mantener la seguridad del servicio: prevenir accesos no autorizados y envíos automáticos, y conservar la bitácora de actividad.
- Conocer, en cifras agregadas y sin identificarle, cuántas visitas recibe el sitio y si carga bien.
- Su información no se comparte con terceros, salvo con los proveedores que operan el servicio por cuenta de FlowVex (sección 4), no se vende, no se usa para ningún otro fin ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
Finalidad adicional, que puede rechazar sin afectar el servicio: enviarle avisos sobre nuevas funciones o servicios de FlowVex. Para no recibirlos, escríbanos a soporte@flowvexsystems.com.
4. Con quién los compartimos
Para operar el servicio usamos proveedores que tratan los datos solo por cuenta de FlowVex, bajo sus instrucciones y únicamente para la función que les corresponde:
- Alojamiento y procesamiento en la nube: el portal, la base de datos y sus documentos, la lectura de comprobantes escaneados y las respuestas del asistente del sitio y de la ayuda del portal.
- Entrega del sitio y protección de la conexión: también la verificación de seguridad de los formularios públicos y del inicio de sesión, y la medición de visitas del sitio sin cookies ni identificadores personales.
- Pagos: el cobro con tarjeta y los recibos.
- Envío de correo: los correos del portal (alertas, avisos, invitaciones y accesos).
- Notificaciones del sistema: el servicio de notificaciones que usa su propio navegador o su celular, solo para entregarle los avisos que usted activó.
Algunos de estos proveedores procesan información fuera de México con medidas de seguridad equivalentes. No vendemos ni rentamos sus datos. Solo los entregaremos a una autoridad cuando exista un requerimiento legal.
5. Cómo obtener una copia de su información
- Desde el portal: el administrador de su cuenta puede descargar toda la información de su organización en «Mi cuenta → Descargar toda mi información». Recibe un archivo ZIP con sus datos en Excel y sus documentos.
- Pidiéndosela a FlowVex: escríbanos a soporte@flowvexsystems.com. Si su cuenta tiene activo el acceso de soporte, al administrador le llega un correo con un enlace para descargarla dentro del portal, con su sesión iniciada (la copia se arma automáticamente en ese momento y nadie de FlowVex ve su contenido); el enlace vence en 24 horas. Si el acceso de soporte no está activo, le pediremos que lo active o que descargue la copia usted mismo desde «Mi cuenta».
Nunca enviamos archivos adjuntos por correo.
6. Sus derechos (ARCO) y cómo ejercerlos
Usted puede acceder a sus datos personales, rectificarlos si son inexactos o están incompletos, cancelarlos u oponerse a su uso (derechos ARCO), así como revocar su consentimiento o limitar su uso o divulgación, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
Envíe su solicitud a soporte@flowvexsystems.com e incluya:
- Su nombre y un medio para comunicarle la respuesta (por ejemplo, su correo).
- Un documento que acredite su identidad o, si la presenta otra persona, la representación con la que actúa.
- Una descripción clara de los datos personales y del derecho que quiere ejercer (en una rectificación, indique qué dato debe cambiar y aporte el documento que lo respalde).
Le responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles a partir de que recibamos su solicitud completa y, si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a nuestra respuesta.
Si sus datos están en un expediente que prepara una consultoría con FlowVex (por ejemplo, como persona de un cliente con acceso, representante legal o persona autorizada), ejerza estos derechos ante esa consultoría, que es la responsable de esa información; FlowVex le ayudará a atender su solicitud.
Cuando termina el servicio, conservamos sus datos durante 30 días por si necesita una copia; después se eliminan. Algunos datos deben conservarse más tiempo aunque cancele su cuenta, por ejemplo la información de pagos y facturas por el plazo que exigen las leyes fiscales.
7. Cookies y medición de visitas
El portal usa únicamente las cookies necesarias para mantener su sesión iniciada y proteger los formularios. Cuando medimos las visitas de este sitio, lo hacemos sin cookies ni identificadores personales, solo en cifras agregadas. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.
8. Seguridad
La conexión siempre va cifrada, las contraseñas se guardan con un algoritmo de cifrado de una sola vía y cada organización está aislada de las demás, con un aislamiento que garantiza la propia base de datos y no solo la aplicación. Los comprobantes, los documentos del expediente y los documentos para VUCEM que sube se guardan cifrados en almacenamiento privado; estos últimos se borran solos a las 24 horas. En el módulo Expedientes, la información de cada cliente de una consultoría está aislada de la de sus demás clientes y su ficha y sus documentos se cifran con una llave propia de ese cliente; los documentos de un expediente se borran 60 días después de generado su dossier (con un aviso a la consultoría con al menos 7 días de anticipación), al terminar el plan de la consultoría o la prueba gratis sin contratar (con aviso previo, según los Términos del servicio) o cuando la consultoría borra a ese cliente; las copias de respaldo que los contengan se eliminan al cumplirse su periodo de conservación de 7 días. Hacemos respaldos diarios de la base de datos y ofrecemos la verificación en dos pasos a todos los usuarios, incluidos los usuarios de los clientes de una consultoría; el administrador de su cuenta puede exigirla a todos sus usuarios.
El personal de FlowVex no tiene acceso a la información de su portal salvo que el administrador autorice el acceso de soporte. Sin ese permiso solo ve los datos generales de su cuenta y los datos de contacto de sus usuarios (nombre, correo, perfil y estado), para identificar su cuenta cuando nos pide ayuda; cada entrada queda en su bitácora y el permiso se puede retirar en cualquier momento. Vea también la sección de confidencialidad y seguridad de su información en los Términos del servicio.
9. Cambios a este aviso
Publicaremos cualquier cambio en esta misma página e indicaremos la fecha de actualización. Si el cambio es importante, se lo avisaremos por correo.
10. Autoridad
Si considera que su derecho a la protección de datos fue vulnerado, puede acudir a la autoridad competente en la materia, actualmente la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.